Наличие надежной системы управления документацией по строительному проекту, безусловно, полезно для эксплуатации.
Программное обеспечение для управления строительной документацией дает вам больший контроль, например, над самими проектами, что позволяет вашей команде быстрее реагировать на изменения проекта.
Но недооцененный аспект хорошей документации сайта заключается в том, как она укрепляет отношения с ключевыми заинтересованными сторонами. Команды бэк-офиса, генеральные подрядчики и клиенты получают выгоду, когда торговые подрядчики имеют надежную проектную документацию.
Качественная документация по строительному проекту облегчает работу вашего офис-менеджера
Представьте себе офис-менеджера успешной торговой подрядной компании. Допустим, компания работает уже почти 20 лет и является основным подрядчиком по электромонтажным работам в Западной Луизиане.
У этого офис-менеджера, вероятно, будет более 100 сотрудников, за которыми нужно следить, и эти люди в любой момент распределены по 20 различным должностям.
Расчет заработной платы — самая большая проблема офис-менеджера. Они отслеживают временные карты и подсчитывают часы работы всех сотрудников как раз к моменту выплаты зарплаты — и для того, чтобы весь процесс начинался заново в начале месяца.
И абсолютно ничего так не раздражает офис-менеджера, как неразборчивые полевые отчеты или плохо заполненные табели учета рабочего времени. Каждая минута, потраченная на то, чтобы расшифровать почерк бригадира, немного сжимает срок выплаты заработной платы.
Все, что можно сделать для налаживания связи между полевыми группами и офис-менеджером, является плюсом.
Крис Уивер, директор по технологиям компании Andy J. Egan Co. в Мичигане, рассказывает об этом в эпизоде 23 нашего подкаста Power to the Trades. Уивер описывает это как «все тянут в одном направлении». Это происходит, когда у команд есть общая информационная панель, которая позволяет им визуализировать компоненты строительного проекта, чтобы они могли получать любые данные, актуальные для их работы в данный момент.
Когда отдельные члены команды вводят данные, которые они собирают — выездные группы отправляют фотографии с рабочих мест, менеджеры проектов обновляют прогнозы — и стандартизируют эту информацию, чтобы она была легко читаема для всех остальных, общение в рамках всей команды становится намного более плавным.
Хорошая документация держит вашего генерального подрядчика в курсе
На самом деле, прежде чем говорить об общении между субподрядчиком и генеральным директором во время строительного проекта, нам нужно поговорить о тендерах.
Торги на рабочие места могут быть утомительными для обеих сторон. По словам оценщика строительства Стивена Гутвейна, для гендиректора, который только начинает проект, их команда может отправить несколько приглашений для участия в торгах на одну сделку. Затем команда генерального директора отвечает за эти приглашения телефонными звонками и электронными письмами, чтобы подтвердить статус торгов торговым подрядчиком.
Поэтому, когда торговые подрядчики подают заявки с отсутствующей или ошибочной информацией, это еще одна бумажная работа для генерального директора, прежде чем начнется сам строительный проект. Наличие надежной документации помогает торговым подрядчикам наладить отношения между субподрядчиками и генеральным директором.
Теперь, как только работа началась, у организованного GC может быть система управления подрядчиками, чтобы запрашивать обновления от своих торговых подрядчиков, как отмечает команда Conserve в Австралии.
Аналогичным образом торговые подрядчики, у которых есть собственные процессы и собственные инструменты для управления документацией по строительным проектам, могут подключаться к решению GC для доставки обновлений проекта по мере необходимости.
«Когда у наших генеральных подрядчиков возникают вопросы о проектной деятельности или документации, мы можем быстро найти в eSUB и предоставить им копию документации вместе с любыми соответствующими обновлениями статуса», — говорит нам Ким ДеМео из Any Temp Heating and Cooling в Чикаго.
«Вся наша документация и сообщения eSUB имеют отметку времени, что очень важно для нас при общении с генеральными подрядчиками».
Как и в случае с вашим офис-менеджером, ваш GC оценит наличие легкодоступных и разборчивых данных, которые они могут использовать для собственной аналитики и управления проектами. Демонстрируя надежный процесс создания документации, вы доказываете проекту за проектом GC, что ваша команда заслуживает статуса предпочтительного торгового подрядчика.
Так вы укрепляете эти отношения и развиваете свой собственный бизнес.
Хорошая документация демонстрирует вашу ценность для потенциальных клиентов
«В сфере коммерческого строительства репутация — это все», — пишет команда Proforma Construction. «Один из лучших способов заявить о своей компании — это иметь обширную сеть контактов, которые будут положительно отзываться о ваших услугах и опыте».
Торговые подрядчики, которые управляют плотным кораблем, как правило, имеют счастливых офис-менеджеров, прочные отношения с генеральными директорами и хорошую репутацию среди предыдущих клиентов.
Хорошая документация играет важную роль в создании этой репутации. «Вы легко сможете показать своим клиентам, что не экономите на углах, — пишет Ким Меркадо из Next Insurance. «Самый основной способ сделать это — показать им соответствующую официальную квалификацию и документы».
Имея такую надежную документацию, вы сможете держать текущих клиентов в курсе хода проекта. Это то, что клиенты будут помнить, когда они уходят из проекта, над которым работала ваша команда.
«Эффективное общение и сотрудничество являются ключевыми компонентами успешного управления взаимоотношениями с клиентами в строительной отрасли», — пишет Нитеш Танк из Purechem Manufacturing Ltd.
Точка зрения Танка поднимает важную тему, которая согласуется с документацией: программное обеспечение для управления взаимоотношениями с клиентами. Программное обеспечение CRM помогает торговым подрядчикам управлять их перекрывающимися предложениями и позволяет им видеть на уровне данных, как развивались их отношения с конкретными клиентами.
Это помогает поддерживать беспрепятственный поток информации между субподрядчиком и клиентом. Когда у вас есть надежные процессы для управления документацией по строительному проекту и отношениями с клиентами, вы можете построить надежную воронку продаж.
Между тем, ваши предыдущие клиенты будут петь вам дифирамбы и приводить вам рекомендации.